EFA-Leistungen

Einer für Alle klingt nach der Lösung für die Verwaltungsdigitalisierung. In vielen Verwaltungen sorgt das Prinzip aber vor allem für Frust: Die Bereitstellung hakt, die Anbindung an eigene Fachverfahren ist aufwändig – und am Ende stehen Kosten, mit denen kaum jemand gerechnet hat.

In Fachvorträgen, Pressemitteilungen und Strategiepapieren gelten EFA-Leistungen als Schlüssel für eine schnelle, günstige und einheitliche Digitalisierung. Spricht man mit den Verwaltungen, die solche Leistungen tatsächlich einführen wollen, klingt es deutlich nüchterner. Der Grundgedanke ist richtig. Die Umsetzung ist es oft nicht. Das bestätigen inzwischen auch Studien des IT-Planungsrats und von Fraunhofer FOKUS.

In diesem Beitrag zeigen wir, wo es in der Praxis klemmt – und warum viele Verwaltungen die bessere EFA-Plattform vermutlich schon im Haus haben: formcycle.

Was sind EFA-Leistungen?

EFA steht für „Einer für Alle“. Ein Bundesland oder eine Kommune entwickelt eine digitale Verwaltungsleistung – etwa einen Antrag auf Wohngeld oder eine Gewerbeanmeldung – und stellt sie anderen zur Nachnutzung bereit. Statt dass jede der rund 11.000 Kommunen das Rad neu erfindet, nutzen alle denselben Onlinedienst.

Das Prinzip entstand im Zuge des Onlinezugangsgesetzes (OZG). Die Vorteile auf dem Papier sind klar:

• geringere Entwicklungskosten durch Arbeitsteilung
• einheitliche Standards und Nutzererfahrung für Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen
• schnellere Flächendeckung digitaler Angebote

Die Realität: Nachnutzen ist nicht gleich einschalten

Die Erfahrungen der Verwaltungen sind gemischt. Das Konzept spart Entwicklungsaufwand und schafft Standards – in der Umsetzung zeigen sich aber immer wieder dieselben Stolpersteine:

• Bereitstellung: Zwischen „Leistung ist verfügbar“ und „Leistung läuft bei uns“ liegen oft Monate. Verträge, Beitritte zu Vereinbarungen, Zuständigkeitsfinder, Zustellpunkte und Tests müssen erst geklärt werden.
• Integration: Ein Antrag, der online eingeht, ist erst der Anfang. Die Daten müssen ins Fachverfahren, ins DMS oder in die E-Akte. Genau hier endet die EFA-Leistung häufig – und die Arbeit der Kommune beginnt.
• Anpassbarkeit: EFA-Dienste sind für alle gebaut. Lokale Besonderheiten, eigene Gebührensätze, zusätzliche Felder oder abweichende Abläufe lassen sich oft nicht oder nur über Change Requests beim Betreiber umsetzen.
• Abhängigkeit: Die Kommune hat keinen direkten Einfluss auf Weiterentwicklung, Fehlerbehebung oder Roadmap. Sie ist Nutzerin, nicht Gestalterin.
• Medienbrüche: Fehlt die Anbindung an das Fachverfahren, landet der digitale Antrag als PDF im Postfach – und wird abgetippt. Digitalisiert ist dann nur die Fassade.

Das ist kein Bauchgefühl einzelner Kommunen. Die Studie [„EfA im Fokus“ von Fraunhofer FOKUS] stellt fest, dass zwischen Anspruch und Realität eine Lücke klafft: Viele Kommunen ringen mit komplexen rechtlichen Rahmenbedingungen, begrenzten Ressourcen und unklaren Zuständigkeiten. Die [Machbarkeitsstudie des IT-Planungsrats] vom April 2026, für die 30 Kommunen befragt wurden, kommt zum selben Ergebnis: Onlinedienste werden von Kommunen kaum nachgenutzt.

Die unterschätzten Kosten

„Einer für Alle“ heißt nicht „kostenlos für alle“. Seit die Anschubfinanzierung des Bundes ausläuft, verteilen die Betreiber Betrieb und Weiterentwicklung auf die nachnutzenden Kommunen. Viele erfahren erst bei der Einführung, was auf sie zukommt:

Wie groß der Unterschied ist, hat der IT-Planungsrat beziffert. Den Entwicklungskosten eines EfA-Dienstes stehen etwa das 1,5-Fache an Betriebskosten, das 7,5-Fache an Anschlusskosten und das 15-Fache an Kosten für Fachverfahren gegenüber. Die Entwicklung – also der Teil, den EfA teilt – ist damit der kleinste Posten. Den Großteil trägt weiterhin jede Kommune selbst.

Kostenart	Wofür sie anfällt
Nutzungs- und Betriebsentgelte	laufende Beteiligung am Betrieb des EFA-Dienstes, oft pro Leistung und Jahr
Anbindung an Fachverfahren	Schnittstellen beim Fachverfahrenshersteller, Freischaltungen, Anpassungen
Projekt- und Einführungsaufwand	Verträge, Konfiguration, Tests, Schulungen – meist mit eigenem Personal oder Dienstleistern
Anpassungswünsche	Change Requests für lokale Besonderheiten, sofern überhaupt möglich
Doppelstrukturen	parallele Plattformen für EFA- und eigene Onlinedienste

Multipliziert mit Dutzenden Leistungen wird aus der günstigen Nachnutzung schnell ein relevanter Haushaltsposten – ohne dass die Kommune mehr Kontrolle gewinnt. Einzelne Länder wie Thüringen übernehmen zwar Betriebskosten für ihre Kommunen – die Anbindung an das eigene Fachverfahren bleibt aber auch dort Aufgabe vor Ort.

formcycle: Die EFA-Plattform, die viele schon haben

Der Gedanke hinter EFA ist richtig: einmal entwickeln, vielfach nutzen. formcycle setzt genau diesen Gedanken um – nur ohne zentrale Abhängigkeit und ohne neue Kostenblöcke. Viele Kommunen, Landkreise und Landesverwaltungen setzen formcycle bereits ein.

Echtes „Einer für Alle“: kostenfreier Projekttausch

Ein formcycle-Projekt lässt sich vollständig exportieren – Formular, Workflow, Ressourcen und Datenquellen – und in jeder anderen formcycle-Installation importieren. Was eine Kommune gebaut hat, kann die nächste kostenfrei übernehmen und an ihre lokalen Gegebenheiten anpassen. Nachnutzung ohne Betriebsentgelt, ohne Beitrittsvertrag, ohne Warteschlange beim Betreiber.

Über 1.000 FIM-Vorlagen als Startpunkt

Für formcycle stehen bereits mehr als 1.000 Vorlagen auf Basis des Föderalen Informationsmanagements (FIM) bereit. Sie bilden die standardisierten Stammdatenschemata ab und sind die Grundlage, um daraus vollständige Fachverfahren zu erstellen – rechtskonform, einheitlich und trotzdem anpassbar.

Standards statt Sonderwege

formcycle setzt konsequent auf offene Standards und die Basisdienste der öffentlichen Verwaltung. Damit entfallen teure Individualentwicklungen:

Standard	Nutzen
FIT-Connect	sichere, verschlüsselte Übermittlung an Fachverfahren – senden und empfangen
BundID	Authentifizierung und Rückkanal ins BundID-Postfach für Bürgerinnen und Bürger
Mein Unternehmenskonto (MUK)	Authentifizierung für Unternehmen
XBezahldienste / ePayBL	Online-Bezahlung von Gebühren direkt im Antrag
CMIS	herstellerunabhängige Ablage in DMS und E-Akte
REST	flexible Anbindung beliebiger Fachverfahren

Der Unterschied zur klassischen EFA-Leistung: Die Kommune behält die Kontrolle. Sie passt Formulare und Abläufe selbst an, bindet ihre eigenen Systeme an und entscheidet, wann was live geht.

Genau hier setzt auch die Empfehlung des IT-Planungsrats an: Ende-zu-Ende digitalisierte Dienste senken die Anschluss- und Fachverfahrenskosten deutlich. formcycle verbindet Antrag, Bezahlung, Bearbeitung und Ablage in einer Plattform – und bringt damit genau diese Ende-zu-Ende-Fähigkeit mit.

Fazit: Erst prüfen, dann nachnutzen

EFA ist ein gutes Prinzip – aber kein Selbstläufer. Wer eine EFA-Leistung einführen will, sollte vorher genau hinsehen: Was kostet sie dauerhaft? Wie kommt sie ins Fachverfahren? Und wie viel Gestaltungsspielraum bleibt?

Vielleicht ist die Antwort näher als gedacht. Wenn Ihre Verwaltung formcycle bereits nutzt, haben Sie die Plattform für echtes „Einer für Alle“ schon im Haus. Wenn nicht, lohnt sich ein Blick.