Interne Prozesse selbst digitalisieren – statt teuer einkaufen

Papier, Excel und die Suite, die alles kann.

In vielen Unternehmen und Verwaltungen läuft ein überraschend großer Teil des Alltags immer noch analog. Der Urlaubsantrag auf Papier, der drei Unterschriften braucht und am Ende im Ordner landet. Die Dienstreiseabrechnung als Excel-Datei, von der jeder Mitarbeiter eine eigene Version auf dem Rechner hat, natürlich alle leicht unterschiedlich. Die Schadensmeldung, die per Mail kommt und dann händisch weitergeleitet wird.

Die naheliegende Antwort scheint: eine große Suite einkaufen, die „alle" Prozesse mitbringt. Das Versprechen klingt gut. Nur passt es selten zur Realität.

Das Problem mit dem Standard

Jede Organisation hat ihre eigenen Anforderungen. Ein Onboarding-Prozess sieht in einer Hochschulverwaltung anders aus als in einem mittelständischen Produktionsbetrieb. Die Freigabekette für Beschaffungen richtet sich nach der eigenen Struktur, nicht nach der eines Softwareherstellers. Und genau diese individuellen Prozesse, nicht alle, aber die entscheidenden, lassen sich eben nicht von der Stange abbilden.

Was dann passiert, ist bekannt: Man beauftragt einen Dienstleister mit einer Individuallösung. Und landet in der nächsten Falle. Vor der ersten Zeile Code kommen die Berater und die Prozessworkshops, die schon einmal ein spürbares Budget verbrauchen. Danach ist jede Änderung ein Angebot. Wenn es schnell gehen muss, sind keine Ressourcen frei. Am Ende steht eine teure Einzellösung, die man nicht selbst anfassen kann, und beim nächsten Prozess beginnt das Spiel von vorn.

Die Alternative: Prozesse selbst in die Hand nehmen

Genau hier setzt formcycle an. Statt jeden Prozess einzeln einzukaufen, bekommen Organisationen eine Plattform, mit der sie ihre Prozesse selbst abbilden, und zwar ohne Entwicklungsabteilung.

Das beginnt beim Formulardesigner, der intuitiv funktioniert und keine Programmierkenntnisse voraussetzt. Es geht weiter mit der grafischen Erstellung des Workflows: Wer muss was freigeben, was passiert bei Ablehnung, wann geht welche Benachrichtigung raus. Und es endet bei der Anbindung der Systeme, die ohnehin schon im Haus sind, also Datenbanken, Mailserver, LDAP, WebDAV, REST-APIs. Auch KI-Dienste lassen sich über die Standardschnittstellen einbinden, wo sie sinnvoll sind.

Low-Code und No-Code sind an dieser Stelle keine Marketingfloskeln, sondern der eigentliche Punkt: Die Fachabteilung, die den Prozess kennt, kann ihn auch selbst umsetzen und später anpassen. Ohne Ticket, ohne Angebot, ohne Wartezeit.

Ein angenehmer Nebeneffekt: Dokumentation

Wer einen Prozess in formcycle abbildet, hat ihn damit automatisch dokumentiert. Der Workflow ist sichtbar, nachvollziehbar und lässt sich als BPMN exportieren, für die Prozessdokumentation, für Audits oder einfach für den Kollegen, der den Prozess nächstes Jahr übernimmt. Das ist mehr, als die meisten Excel-Lösungen je hatten.

On-Premises, Cloud und Partner, wenn Sie sie brauchen

formcycle läuft im eigenen Rechenzentrum oder in der Cloud, je nachdem, was zu Ihren Anforderungen an Datenhaltung und Betrieb passt. Und auch wenn das Ziel die eigene Handlungsfähigkeit ist: Niemand muss allein starten. Ein Netzwerk aus Partnerunternehmen begleitet bei Einführung, Schulung, Beratung und Entwicklung, oder setzt erste Projekte gemeinsam mit Ihnen um, bis Sie selbst übernehmen wollen.

Seit 20 Jahren im Einsatz

formcycle gibt es seit über 20 Jahren. In dieser Zeit sind unzählige Prozesse damit entstanden, in Behörden, Hochschulen und Unternehmen. Nicht als Leuchtturmprojekte, sondern als Alltagswerkzeug: der Antrag, die Meldung, die Freigabe, das Formular, das endlich nicht mehr ausgedruckt werden muss.

Der Unterschied zur Einzellösung liegt nicht darin, dass der erste Prozess billiger wäre. Er liegt darin, dass der zweite, zehnte und fünfzigste Prozess kaum noch etwas kostet, weil Sie ihn selbst umsetzen.