Dokumentengenerierung mit formcycle

Am Ende eines Prozesses steht sehr oft die Anforderung, ein Dokument zu erzeugen. Und das, obwohl seit Jahren von Medienbruchfreiheit gesprochen wird. Ob PDF, Word, Excel, XML oder ein ganz eigenes Format spielt dabei keine Rolle. Im Alltag gibt es einfach zu viele Gewohnheiten, Vorschriften und angebundene Fachverfahren, die genau diese Funktionalität erforderlich machen.

Weil formcycle dafür steht, unseren Kunden ein Sorglospaket anzubieten, stellt der Workflow eine ganze Reihe von Aktionen bereit, mit denen sich Dokumente generieren lassen. Ein Überblick.

PDF-Print: das Formular als originalgetreues Abbild

Die Aktion des Print-Service erzeugt aus dem Onlineformular ein zustandsgetreues PDF, das sich wunderbar als Quittung versenden lässt. Der große Vorteil: Es entsteht ohne zusätzliche Vorlagenpflege, denn das Layout des Formulars ist bereits die Vorlage.

Über die Aktionsparameter lässt sich der Druck sehr genau steuern. Eingabefelder können in reine Texte umgewandelt oder als Formularfelder bewahrt werden. Papiergröße, Seitenausrichtung, Ränder, Zoomfaktor sowie Kopf- und Fußzeile mit Titel, Datum und Seitenzahlen sind konfigurierbar. Auch einzelne Seiten des Formulars lassen sich gezielt auswählen. Und wer ein leeres Formular zum Ausdrucken braucht, aktiviert den Blankodruck.

PDF-Fill: amtliche Formulare korrekt befüllen

Wenn ein vorgegebenes PDF-Formular ausgefüllt werden muss, etwa ein amtlicher Vordruck, übernimmt das die Aktion „PDF-Datei befüllen“. Sie schreibt die übertragenen Formulardaten in die Felder eines vorbereiteten PDF-Formulars.

Das PDF-Importierungswerkzeug nimmt dabei viel Arbeit ab, denn es liest ein hochgeladenes PDF ein und kann die notwendigen Aktionen automatisch anlegen.

Word-Fill: Vorlagen, die jede Fachabteilung pflegen kann

Mit Word kennt sich fast jeder aus. Genau das ist die Stärke dieser Aktion. Starten Sie mit einer leeren Word-Datei oder lassen Sie sich über den Word- und PDF-Export im Formular-Designer direkt eine Vorlage generieren, in der bereits an allen passenden Stellen Platzhalter für die Eingabeelemente sitzen.

Über Textformularfelder werden die Bereiche markiert, in die bei der Generierung die Inhalte aus dem Formular oder die im Workflow erzeugten Werte eingesetzt werden. Das Ergebnis kann sich sehen lassen, denn sämtliche Formatierungen und Einstellungen des Word-Dokuments bleiben erhalten. Als Ausgabe steht wahlweise ein Word-Dokument oder ein PDF zur Verfügung.

Dazu kommt eine ganze Funktionsbibliothek für die Platzhalter, über die z. B. Bilder eingebunden oder Auswahllisten aufbereitet werden können. Mit weiteren Funktionen können Absätze, Tabellen oder Tabellenzeilen in Abhängigkeit von Formularwerten überarbeitet werden. Wiederholte Felder und Container aus dem Formular lassen sich als wachsende Tabellen abbilden. So entsteht ein Dokument ohne leere Platzhalter und ohne Lücken.

Übrigens funktioniert derselbe Mechanismus auch beim Steckbrief eines Formulars, der sich über eine eigene Word-Vorlage an das Corporate Design anpassen lässt.

XML-Export: sauber an Fachverfahren übergeben

Wenn die Daten als XML benötigt werden, ist das kein Problem. Entweder nutzen Sie die von formcycle vorgefertigte Struktur, oder Sie passen die Ausgabe über ein XSL-Template an das Zielformat an.

Optional wandern Metainformationen wie Vorgangs-ID, Prozess-ID, Betreff, Status, Postfach, Eingangs- und Änderungsdatum sowie Formularvariablen mit in den Export.

In jedem Fall entsteht ein valides Dokument für den elektronischen Austausch mit anderen Systemen. Genau so binden viele unserer Kunden ihre Fachverfahren an.

Freies Format gewünscht?

Auch kein Problem. Über die Aktion „Textdatei erzeugen“ und den Platzhaltermechanismus lassen sich beliebige Formate exportieren, egal ob JSON, CSV, XML oder ein Sonderformat aus einem Altsystem.

Der gewählte Inhaltstyp sorgt dabei für die korrekte Maskierung der eingesetzten Werte. Die optimale Voraussetzung für die Datenweiterverarbeitung mit externen Systemen.

Zusammenführen, umwandeln, signieren?

Mit den PDF-Utils geht der Werkzeugkasten noch einen Schritt weiter. Mehrere PDF-Dokumente lassen sich zu einem einzigen zusammenführen, inklusive frei wählbarer Reihenfolge und gepflegter Metadaten.

Dokumente können mit einem Passwort geschützt werden, und eine eigene Bedingung prüft, ob ein eingehendes PDF bereits verschlüsselt ist. Für die revisionssichere Ablage steht die Konvertierung nach PDF/A bereit, standardmäßig nach PDF/A-3b.

Und wenn es rechtsverbindlich sein soll, signiert formcycle das Dokument mit einem hinterlegten Zertifikat, auf Wunsch mit qualifiziertem Zeitstempel über einen externen Zeitstempelserver nach RFC3161 und mit einem sichtbaren Stempel auf der ersten, letzten oder einer neu angefügten Seite.

Ab Version 7.2.0 kommt außerdem das Vorgangsprotokoll als PDF dazu. Es dokumentiert den kompletten Verlauf eines Vorgangs und ist damit ein praktischer Nachweis für die Akte.

Und danach?

Die im Workflow generierten Dokumente sind kein Selbstzweck. Sie können an den Vorgang angehängt, als E-Mail versendet, in einen Dateispeicher verschoben, auf der Abschlussseite zum Download angeboten oder über Schnittstellen an andere Systeme übertragen werden.

Und weil jede Aktion ihre Ergebnisse als Platzhalter bereitstellt, lassen sich die Bausteine beliebig kombinieren: Formular drucken, Anlagen zusammenführen, nach PDF/A wandeln, signieren, verschlüsselt versenden und parallel als XML ins Fachverfahren übergeben.

Flexibler geht es nicht.