Leistungsbeschreibung des FORMULAR-MANAGEMENT-SYSTEMS XIMA® FORM.CLOUD
1 Leistungsumfang
1.1 Basismodule und Funktionsumfang
form.CLOUD (public.CLOUD und private.CLOUD) ist in seinem Funktionsumfang weitgehend identisch mit der Software XIMA® formcycle. Kern der Anwendung ist die Erstellung und Bereitstellung von Online-Web-Formularen über das Modul „Formular“ inklusive dem formcycle Designer und einem Editor zur Erstellung von Workflows „Verarbeitung“. Weitere unterstützende Module gehören ebenfalls zum Leistungsumfang:
- Daten
- Statistik
- Mandant
- Dateien und Templates
- Posteingang
- Postfächer
- Benutzerverwaltung
- Protokoll
1.2 Versionsabhängiger Funktionsumfang
1.2.2 public.CLOUD
| Version - public.CLOUD | TEST | PRO |
| Gleichzeitig aktivgestellte Formulare | bis zu 5 | bis zu 5 / 10 / 25 / 50 |
| Formulareingänge pro Tag | 10 | 10.000 |
| Benutzer/Gruppen/Rollen | Unbegrenzt | |
| Datenquellen | Unbegrenzt | |
| Postfächer | Unbegrenzt | |
| Datenspeichervolumen | 50 MB | 2 GB |
|
Preis bei monatlicher Zahlung (pro Monat) zzgl. MwSt. in EUR |
0,00 | ab 59,00 |
|
Preis bei jährlicher Zahlung (pro Jahr) zzgl. MwSt. in EUR |
0,00 | ab 590,00 |
1.2.3 private.CLOUD
Die Bereitstellung PRIVATE.CLOUD erfolgt auf einer eigenen virtuellen Umgebung/Server und einer eigenen Datenbank.
| Version - private.CLOUD | ||
| Gleichzeitig aktivgestellte Formulare | bis zu 5 / 10 / 25 / 50 | |
| Formulareingänge pro Tag | 50.000 | |
| Benutzer/Gruppen/Rollen | Unbegrenzt | |
| Datenquellen | Unbegrenzt | |
| Postfächer | Unbegrenzt | |
| Datenspeichervolumen | 10 GB | |
|
Preis bei monatlicher Zahlung (pro Monat) zzgl. MwSt. in EUR |
ab 399,00 | |
|
Preis bei jährlicher Zahlung (pro Jahr) zzgl. MwSt. in EUR |
ab 3990,00 | |
1.3 Anwendungsbereitstellung und -aktualisierung
form.CLOUD (public.CLOUD und private.CLOUD) wird als SaaS-Lösung durch den Hersteller XIMA MEDIA GmbH in Rechenzenten in der Bundesrepublik Deutschland betrieben.
Um die Aktualisierung der bereitstehenden Software kümmert sich XIMA. Dies erfolgt in definierten Wartungsfenstern möglichst bald nach Freigabe durch XIMA und hat folgende Rollout-Zeiten:
| Version | Dauer bis zur Inbetriebnahme | |
| Major Release | < 14 Werktage | |
| Minor Release | < 14 Werktage | |
| Patch | < 3 Werktage | |
| Bugfix | NBD | |
| Hotfix | NBD | |
1.4 System-Management
form.CLOUD (public.CLOUD und private.CLOUD) wird durch den Einsatz von Softwareagenten permanent überwacht. Das Monitoring und das Management der gesamten Systemlandschaft tragen zum Erhalt der Betriebsbereitschaft sowie der Leistungsfähigkeit der Systeme bei.
1.5 Störungsmanagement
Im Rahmen der SaaS-Dienstleistung wird angestrebt, Störungen durch geeignete Maßnahmen auf ein Minimum zu beschränken. Im Falle einer Beeinträchtigung der im Verantwortungsbereich von XIMA liegenden IT-Infrastruktur wird durch ein aktives Eskalationsmanagement mit definierten Meldewegen die Störungsbehebung unterstützt und somit eine schnellstmögliche Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft herbeigeführt.
1.6 Systemwiederherstellung
Das System kann durch eine integrierte Backup-Lösung auf einen Tagesendstand der letzten 3 Wochentage (Wochen- nicht Arbeitstage) - durch die XIMA - wiederhergestellt werden.
2 Nicht im Leistungsumfang enthalten
2.1 Einrichtung des Mandanten
Der Kunde muss die Einrichtung von Mail-Servern, externen Datenbanken und systemspezifische Funktionen, wie z.B. das Anlegen von Benutzern selbst durchführen und warten.
3 Nutzungsvoraussetzungen/Anforderungen an Rechnerumgebung des Anwendern
3.1 Internetanschluss
Die Anbindung an das System FORM.CLOUD (PUBLIC.CLOUD und PRIVATE.CLOUD) erfolgt über das Internet. Es wird das Standardprotokoll HTTPS verwendet.
Es ist zu beachten, dass abhängig vom Umfang z.B. des elektronischen Angebotes sowie von der Bandbreite Ihres Internetanschlusses die Arbeit im System und der Aufruf sowie das Absenden eines Formulars unterschiedlich lange dauern kann.
3.2 Client
Die Anwender benötigen zum Arbeiten ein betriebssystem-unabhängiges Endgerät mit einem modernen Web-Browser und aktivierten JavaScript. Zu den vollumfänglich unterstützten Web-Browsern zählen:
- Microsoft Edge (Aktuelle Version)
- Google Chrome (Aktuelle Version)
- Mozilla Firefox (Aktuelle Version)
- Apple Safari (Aktuelle Version)
4 Leistungserweiterungen
4.1 Plugins
Die private.CLOUD kann durch optionale Plugins funktional erweitert werden. Dazu gehören Plugins für Formulare, Verarbeitungsaktionen und Module. Hier entstehen evtl. zusätzliche Kosten. Aktuell können diese via Kontakt angefragt werden.
5 Serviceleistungen
5.1 Support
Für technische Anfragen steht ein kostenpflichtiger Support zur Verfügung, der über eine E-Mail-Adresse erreicht werden kann. Anfragen zu Kosten können über Kontakt oder im Serviceportal gesellt werden.
5.2 Servicezeiten
Die Servicezeiten (Erreichbarkeit der Hotline/Service Desk) sind Montag-Freitag von 09:00 Uhr bis 17:00 Uhr. Dies gilt nicht an Feiertagen in Deutschland und Sachsen sowie am 24.12. und am 31.12.
6 Betriebszeiten und Wartungsfenster
formCLOUD (public.CLOUD und private.CLOUD) ist grundsätzlich rund um die Uhr betriebsbereit. Einschränkungen der Betriebsbereitschaft auf Grund von Wartungsarbeiten an den Programmen und Systemen erfolgen außerhalb der Servicezeiten.
Sollte es wegen Wartungsarbeit zu Beeinträchtigungen für den Kunden kommen, erhalten alle zum diesem Zeitpunkt angemeldeten Benutzer einen Hinweis auf die anstehende Wartung. Bei nicht sicherheitsrelevanten Maßnahmen kann die Wartung bei Bedarf auf das nächste Zeitfenster außerhalb der Servicezeit verschoben werden.
Darüber hinaus kann es notwendig sein, mittwochs ab 19:00 Uhr Wartungen an der zentralen Infrastruktur durchzuführen. Hier erfolgt ebenfalls eine 3-tägige Vorankündigung. Ein Verschieben ist hier nicht möglich.
Stehen größere Updates an, werden jedem betroffenen Kunden mindestens drei Arbeitstage vorher Wartungsfenster angeboten, in denen die Systeme nicht verfügbar sind.
Bei übergreifenden Wartungsarbeiten in den Rechenzentren informiert XIMA über die Standard-Mechanismen per E-Mail.
In besonderen und unerwarteten Notfällen könnte sich eine kürzere Ankündigungszeit oder gesonderte Wartungsfenster ergeben. In Ausnahmefällen kann es erforderlich sein, die Zeitfenster zu überziehen.
Für den Wechsel auf ein anderes Cloud-Set werden mit dem Kunden gesonderte Wartungsfenster innerhalb der Servicezeiten vereinbart, in dem form.CLOUD nicht zur Verfügung steht.