Nachrichten / Chat

Ein echtes Highlight des Benutzerportals ist die integrierte Nachrichtenfunktion. Sachbearbeiter können pro Vorgang direkt mit dem jeweiligen Benutzer kommunizieren – etwa um Rückfragen zu stellen oder fehlende Unterlagen anzufordern.

Neue Nachrichten werden dem Nutzer unmittelbar im Portal angezeigt. Auf Wunsch kann zusätzlich eine Benachrichtigung per E-Mail versendet werden. Antworten sowie der Upload angeforderter Dokumente erfolgen unkompliziert und sicher direkt über das Portal.

Vorgangsübersicht

Im Benutzerportal wird jeder eingereichte Antrag klar und strukturiert dargestellt.

Nutzer sehen auf einen Blick:

• den aktuellen Bearbeitungsstand,
• eine lückenlose Historie aller Bearbeitungsschritte,
• sowie sämtliche Nachrichten und Dokumente, die dem Vorgang zugeordnet sind.

So behalten Antragsteller jederzeit den Überblick über den Stand ihrer digitalen Prozesse – transparent und nachvollziehbar.

Individuelle Portalansicht

Je nach Lizenz können mehrere eigenständige Benutzerportale betrieben werden – jeweils mit eigener URL, mehrsprachig, individuellem Design und zielgruppenspezifischen Inhalten.

Das Erscheinungsbild lässt sich flexibel an Ihr Corporate Design anpassen:

• durch eigene Logos,
• individuelle Farbgestaltung mittels CSS
• sowie durch die Integration passender Texte und Bilder.

Formulare im Portal können mit Vorschauabbildungen, verständlichen Beschreibungen und weiteren Zusatzinformationen versehen werden. Auch eine mehrsprachige Bereitstellung ist problemlos möglich – ideal für international agierende Organisationen.

Authentifizierung

Die Anmeldung an einem Benutzerportal ist vollständig konfigurierbar und kann die bereits konfigurierten Service Provider nutzen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie auf Microsoft Entra ID für interne Anwendungen setzen, die BundID oder das Unternehmenskonto für OZG-Leistungen benötigen oder auf etablierte Standards wie SAML 2.0, OAuth, LDAP oder OpenID Connect zurückgreifen – das Benutzerportal unterstützt verschiedenste Authentifizierungsverfahren und sorgt für maximale Flexibilität.

Workflow

Mit der Aktivierung der Portalfunktionalität stehen erweiterte Workflow-Aktionen zur Verfügung, um digitale Prozesse gezielt zu steuern und auf Benutzeraktionen zu reagieren.

Unter anderem sind folgende Funktionen möglich:

• Bereitstellung individueller Vorgangsaktionen im Benutzerportal
• Reaktionen auf eingehende Nachrichten oder hochgeladene Dateien
• Versenden von Nachrichten durch den Workflow
• Export vollständiger Kommunikationsverläufe als PDF

So lassen sich auch komplexe Anforderungen durchgängig automatisieren – ganz im Stil von formcycle.

Sicherheit

Die gesamte Kommunikation innerhalb des Portals erfolgt sicher und verschlüsselt – direkt auf dem formcycle Server. Nachrichten und Dokumente verlassen das System nicht und werden nicht über externe Dienste versendet. Der angemeldete Benutzer greift direkt auf die geschützten Inhalte zu, wodurch höchste Datenschutzstandards eingehalten werden.