FORMCYCLE Features
WebApps, registration forms, insurance applications, administrative forms, reports, protocols, and more. XIMA® FORMCYCLE is the right tool for any kind of data acquisition and further processing. See for yourself!
Forms
Form designer
Web-based form designer to create the forms. It offers the following range of functions (extract):
- Drag & Drop the form elements
- Responsive Design
- multilingualism
- Help texts for each individual element for context-sensitive help
- Definition of repeatable elements
- Declaration of required fields and data types for input validation
- Switch visibility and write protection of elements, depending on element values, states, user groups or the current status
- Use of server-side defined data sources to fill selection elements
- Use of widgets (elements or element blocks with extended functionality and server-side interaction. Example: Captcha)
Legally compliant capture & e-signature
With partner products in the area of signing, such as XiTrust MOXIS, XIMA® FORMCYCLE becomes an out-of-the-box solution for company-wide, legally compliant approval procedures. From the capture on all end devices, to the generation and signing of documents, all the way to archiving.
A large number of processes require a legally valid signature of the data. For this reason, PDFs are automatically generated after the form is submitted, the process is enriched with metadata and transmitted to MOXIS for signature. With the possibility of cell phone signatures, XiTrust MOXIS additionally enables a location-independent, legally compliant signature of contractors. This makes contract management easier, more mobile and free of media discontinuity. After signing, the final document is automatically transmitted to FORMCYCLE and can be made available to other third-party systems, including its metadata.
Access
- Login protection - If activated, the form can only be opened and submitted by registered users. Users from an Active Directory are also supported.
- Password protection - Sets a password protection for the form. This password must only be entered if the user is not logged in to XIMA® FORMCYCLE.
- Edit protection - The form can only be edited by defined users in the designer.
- Data protection - Enables the anonymization of submitted forms. No user-related data of the sender will then be saved.
Export & Copy
Export - Offers the possibility to download the form including the workflow and other settings as a file. This allows the form to be saved locally, e.g. for backup or transfer to another XIMA® FORMCYCLE system.
Copy - When copying a form, all settings are copied and a new form project is created (cloning).
Versions
Each form can have several versions or states. Each version can be edited separately. In addition, the version currently available online is determined here.
iOS & Android App
Offline data acquisition for example for:
Service technicians, surveyors, field staff, trade fair personnel
For tablets and smartphones - without expensive app development. The apps are available free of charge in the Apple App Store and the Google Play Store.
Further processing
Processing
The so-called status and action processing controls how to proceed with submitted form data.
Any number of statuses and actions can be created per form. The status defines the respective state of an action (sent form). By means of actions, the form data is processed reading and writing within the corresponding status.
For each status you can define which user groups are allowed to change the status.
Time-controlled processing enables the processing of operations according to configurable times.
Actions
Actions execute functions. Examples of this are ...
- Sending emails
- Fill existing PDF forms or Word documents
- Compress existing files (Zip)
- XML export
- Offer files for download
- Write form data to external SQL databases
- Send data to other servers via POST request
- Save resources to file system
- Copy or move form records to mailboxes
Publish
In the "publish" section, various integration options are available, with which the form can be integrated into existing websites:
- Direct link to call up the form
- HTML link (HTML anchor element (<a href="...">)
- QR code to call up the form
- Code to embed the form via iFrame / Script / Ajax
- The form embedded in a HTML page
- Integration into various content management systems of other providers (for certain systems, plug-ins are offered via the portals of the vendors.)
- Personalized invitation
Double opt-In
The double opt-in enables the request of a confirmation of consent for processing the form data. If a user fills in a form and submits it, he or she will receive a confirmation link by e-mail.
The first time after clicking on this link, the form data is processed further in the system. If the user does not confirm, the form data is automatically deleted after a configurable period of time.
- Sender and recipient individually selectable
- Texts for subject and content of the e-mail configurable
- Answer pages (confirmation e-mail, expiry of the confirmation period) configurable
- Expiration time and deletion times configurable
Word / PDF Export
Creates an unfilled Word or PDF document from a form. When exporting to Word format, appropriate placeholders are also generated so that the form can be filled with the entered form data in the workflow and is available as a print receipt. For better control of the export design, Word documents can be used as templates.
Personalised invitations
With this function, processes are automatically created via a data source, filled with data from the data source and sent to the corresponding recipients via a personalised link. Via the inbox you have an overview at any time of which form record is currently in which processing status.
Plugins
XIMA® FORMCYCLE offers a variety of entry points for extending the standard functionalities by plugins. Based on different Plugin types these plugins are executed at different points in time and permit it to provide own functions and/or processing logic.
Here the most important Plugins made available by XIMA®:
PDF-Utils
Das Plugin „PDF-Utils“ stellt mehrere Funktionalitäten bereit:
PDF-A: Erzeugt aus dem übergebenen PDF-Dokument ein PDF-A Dokument.
PDF-Merge: Fügt mehrere PDF-Dokumente zu einem PDF-Dokument zusammen. Dabei ist die Reihenfolge frei wählbar.
PDF-Sign: Signiert ein PDF-Dokument über ein p12- oder pfx-Zertifikat.
PDF-Print
Dieses Plugin bietet die Möglichkeit, ein Formular direkt zu drucken, ohne eine Druckvorlage mit einem anderen Werkzeug zu erstellen beziehungsweise ein entsprechendes Mapping konfigurieren zu müssen.
Das Design des PDF-Dokuments kann über Print-CSS (@media print) angepasst werden.
IMAP/SMTP Mail Proxy
Das Plugin „IMAP/SMTP Mail Proxy“ dient der Bereitstellung von Vorgängen über einen Standard E-Mail-Client mit Unterstützung für IMAP. Hierbei wird für jeden Vorgang eine E-Mail im entsprechenden Postfach-Ordner inklusive der Anhänge abgelegt.
Amazon AWS und Dropbox
Dateien können im Formular hochgeladen oder in der Verarbeitung erstellt werden. Diese beiden Plugins ermöglichen das Speichern solcher Dateien in den Cloud-Speichern „Amazon AWS“ und „Dropbox“.
SharePoint
Dieses Plugin sendet eingegangene Formulardaten an SharePoint und speichert sie in den konfigurierten SharePoint-Listen. Neben den Formulardaten können auch Dateien übertragen werden.
Daten
Dateien
Hier können zusätzliche Dateien und Ressourcen verwaltet werden. Dabei kann es sich etwa um Word- und PDF-Dokumenten handeln, die in der Verarbeitung mit Formulardaten befüllt werden. Zudem stehen Dateien wie Bilder, Schriftarten oder CSS- und JavaScript-Dateien auch im Formular zur Verfügung.
Datentabelle
Die Datentabelle dient dazu, in der Datenbank eine separate Tabelle anzulegen, die nur die Daten der ausgewählten Formularelemente enthält. Auf diese kann dann beispielsweise über eine Datenbankabfrage von einem anderen Formular oder von externen Anwendungen aus zugegriffen werden.
Datenbankverbindungen
Datenbankverbindungen stellen eine Möglichkeit dar, Verbindungsdaten zu verschiedenen Datenbanken zentral zu pflegen. Diese Datenbankverbindungen können dann im System weiter verwendet werden, ohne dass dabei jedes Mal die Verbindungsdaten und der Datenbanktyp erneut konfiguriert werden muss.
Datenbankabfragen
Datenbankabfragen verhalten sich ähnlich wie Datenquellen (XML, CSV, JSON), werden jedoch nicht statisch hinterlegt, sondern dynamisch aus einer Datenbank ausgelesen. Als „Abfragesprache“ wird SQL verwendet. Es muss hierbei auf Unterschiede der einzelnen Datenbanktypen geachtet werden.
Zudem gibt es die Möglichkeit, die Datenbankabfrage auch sofort zu testen.
LDAP-Verbindungen*
Ähnlich zu Datenbankverbindungen handelt es sich bei LDAP-Verbindungen um die Konfiguration des Zugriffs auf die Daten eines Active-Directory oder LDAP-Servers. LDAP-Verbindungen werden für LDAP-Abfragen verwendet.
LDAP-Abfragen*
LDAP-Abfragen sind ähnlich zu Datenbankabfragen. Sie dienen dazu, dynamisch Daten von einem LDAP-Server zu ermitteln. Hierbei steht neben der Filterung über eine LDAP-Query auch die Einschränkung der Rückgabewerte auf festgelegte Attribute zur Verfügung.
Quellen
Bei Datenquellen handelt es sich um statische hinterlegte Daten. Unterstützt werden Daten im Format CSV, JSON und XML. Weiterhin wird auch der Import von Excel-Dokumenten unterstützt.
CSV-Datenquellen können etwa im Designer als Auswahlmöglichkeiten eines Auswahlfelds festgelegt werden. JSON und XML-Datenquellen können etwa im Designer über den ScriptBereich verarbeitet werden.
Templates
Hier verwaltete Dateien stehen global für alle Formulare und Verarbeitungen zur Verfügung. Es gibt dabei die folgenden Arten von Dateien:
- CSS-Templates
- XSL-Transformation Templates
- HTML-Template
- i18n-Variablen
- E-Mail Templates
- CSS- und JavaScript-Dateien
Benutzerverwaltung
Benutzerverwaltung
In der Benutzerverwaltung werden Benutzergruppen, Benutzer und Rollen verwaltet. Je nach Konfiguration und Lizenz können auch Benutzer aus einem LDAP (Active-Directory) verwendet werden.
Neben der internen Benutzerverwaltung besteht die Möglichkeit, Benutzerinformationen (Stammdaten und Authentifizierung) über LDAP (Active-Directory) zu beziehen.
Das Modul „Benutzerverwaltung“ ist in mehrere Untermodule aufgeteilt:
Rollen
Jeder Benutzer besitzt genau eine Rolle und kann mehreren Gruppen angehören.
Über die Rolle werden die Rechte des Benutzers festgelegt. Diese Berechtigungen steuern, auf welche Module und Funktionen der Benutzer Zugriff hat.
Gruppen
Über Benutzergruppen kann der Zugriff auf den Posteingang, der Zugriff auf Formulare und Formularelemente sowie der Zugriff auf die Formularbearbeitung und die Verarbeitung geregelt werden.
Benutzergruppen werden für die Organisation von Benutzern verwendet und dienen der Verwaltung von Zugriffsrechten auf Formulare und Formularelemente sowie auf Postfächer und die Verarbeitung. Ein Benutzer kann, unabhängig von seiner Rolle, mehreren Benutzergruppen angehören.
Benutzer
In diesem Untermodul werden die einzelnen Benutzer angelegt und verwaltet.
Steht das kostenpflichtige LDAP-Modul zur Verfügung, können die Benutzer auch direkt auch dem LDAP importiert beziehungsweise verlinkt werden.
Postfach
Alle eingegangenen Formulardaten werden in einem Postfach abgelegt. Initial steht hierfür das sogenannte zentrale Postfach zur Verfügung.
Für mehr Flexibilität können über die Postfachverwaltung zusätzliche Postfächer angelegt und verwaltet werden. Jedem Postfach werden Benutzergruppen zugeordnet. Nur Benutzer, die einer der zugeordneten Benutzergruppe angehören, sehen im Posteingang das Postfach und die darin enthaltenen Vorgänge.
Neben dem Standardpostfachtyp „Sammelpostfach“ kann für jedes Formular ein individuelles Formularpostfach erstellt werden.
Im Sammelpostfach werden abgesendete Daten verschiedener Formular angezeigt, allerdings nur grundlegende Daten wie Titel und Eingangsdatum.
In Formularpostfach hingegen kann frei festgelegt werden, welche Formularfelder und Informationen angezeigt werden sollen.
LDAP-Gruppen*
Bei LDAP-Gruppen handelt es sich um eine Form der Benutzerverwaltung, bei der die Daten eines LDAP-Servers genutzt werden.
Es kann eine LDAP-Abfrage angegeben werden, die mehrere Benutzer zurückliefert. Hierbei werden im Gegensatz zu LDAP-Benutzern keine einzelnen Benutzer innerhalb von FORMCYCLE angelegt.
Bei der Anmeldung wird geprüft, ob die Anmeldedaten auf einen Benutzer aus einer LDAP-Gruppe zutreffen. Es wird dann ein virtueller, nicht in der Datenbank gespeicherter Benutzer erzeugt. Dieser Nutzer hat dann die in der LDAP-Gruppe eingestellte Rolle und Benutzergruppen.
Zum Einsatz kommt diese Möglichkeit etwa, wenn es sehr viele Benutzer gibt und diese nicht einzeln angelegt werden sollen.
* Nur bei lizenzierten LDAP Modul
System
Mandant
Für jeden Mandanten werden beim Anlegen verschiedene Voreinstellungen getroffen. In diesem Modul können diese angepasst und bei Bedarf erweitert werden.
Das Modul „Mandant“ ist in mehrere Untermodule aufgeteilt.
Mandanteinstellungen
Hier werden grundlegende Einstellungen zu E-Mail-Servern, Anmeldung und weiteren Funktionalitäten getroffen. Wie z.B. die Grundeinstellungen (Name und Alias des Mandaten, Standardsprache, Basis-URL), E-Mail Einstellungen (Verbindungsdaten, Anmeldedaten und Verschlüsselung, E-Mail-Adresse des Absenders), Anmeldeeinstellungen für Benutzer (Systembenutzer, LDAP-Benutzer, LDAP und System (Kombination aus beiden Varianten)
Plugins
Hier können Plugins hochgeladen werden, die nur für einen bestimmten Mandanten zur Verfügung stehen sollen. Plugins erweitern das System um zusätzliche Funktionalitäten.
Frontendserver
Verwaltung der zur Verfügung stehenden Frontendserver. Hier wird festgelegt, welche systemweiten Frontend-Server für diesen Mandanten zur Verfügung stehen. Ein Frontend-Server ermöglicht das Ausliefern und die Entgegennahme von Formularen, die von einem Master-Server bereitgestellt werden. Er hat keine eigene Verwaltungsoberfläche.
Protokoll
Das Protokoll bietet eine übersichtliche und lückenlose Dokumentation ausgeführter Aktivitäten sowie eine Übersicht eventuell aufgetretener Fehler, die während der Verarbeitung aufgetreten sind.
Es gibt zudem auch Filtermöglichkeiten, etwa die Einschränkung auf einem bestimmten Zeitraum oder auf einen bestimmten Vorgang.
Statistik
In der Statistik stehen Informationen zu abgesendeten Daten und zum System übersichtsmäßig bereit.
Für Formulare wird für tages-, wochen-, oder monatsabhängig angezeigt
- wie viele Formular aufgerufen wurden
- wie viele Formular davon abgesendet wurde, und
- wie viele Fehler bei der Formularverarbeitung aufgetreten sind.
