FORMCYCLE Features
WebApps, Registrierungsformulare, Versicherungsanträge, Verwaltungsformulare, Gutachten, Protokolle und vieles mehr. Für jede Art von Datenerfassung und Weiterverarbeitung ist XIMA® FORMCYCLE das richtige Werkzeug. Überzeugen Sie sich selbst!
Formulare
Formulardesigner
Webbasierter Formulardesigner zum Erstellen der Formulare. Er bietet den folgenden Funktionsumfang (Auszug):
- Drag & Drop der Formularelemente
- Responsive Design
- Mehrsprachigkeit
- Hilfetexte für jedes einzelne Element für eine kontextsensitive Hilfe
- Festlegung von wiederholbaren Elementen
- Deklaration von Mussfeldern und Datentypen zur Validierung von Eingaben
- Schalten von Sichtbarkeit und Schreibschutz der Elemente, in Abhängigkeit von Elementwerten, Zustände, Benutzergruppen oder dem aktuellen Status
- Verwendung von serverseitig definierten Datenquellen zum Befüllen von Auswahlelementen
- Verwendung von Widgets (Elemente oder Elementblöcke mit erweiterten Funktionsumfang und serverseitiger Interaktion. Beispiel: Captcha)
Rechtssichere Erfassung & E-Signatur
Mit Partner-Produkten im Bereich Signierung wie z.B. XiTrust MOXIS, wird XIMA® FORMCYCLE zur Out-of-the-Box Lösung für unternehmensweite rechtssichere Genehmigungsverfahren. Von der Erfassung auf allen Endgeräten, über die Generierung und Signierung von Dokumenten, bis hin zur Archivierung.
Bei einer Vielzahl von Prozessen ist eine rechtsgültige Signatur der Angaben erforderlich. Aus diesem Grund werden nach dem Absenden des Formulars automatisiert PDFs generiert, der Vorgang mit Metadaten angereichert und an MOXIS zur Signatur übermittelt. Durch die Möglichkeit der Handy-Signatur ermöglicht XiTrust MOXIS zusätzlich eine ortsunabhängige, rechtskonforme Unterschrift der Vertragsnehmer. Dadurch wird Vertragsmanagement einfacher, mobiler und medienbruchfrei. Nach dem Signieren wird das finale Dokument automatisiert an FORMCYCLE übermittelt und kann samt Metadaten für weitere Drittsysteme bereitgestellt werden.
Zugriff
- Login-Schutz Wenn aktiviert, kann das Formular nur von registrierten Benutzern geöffnet und abgesendet werden. Es werden auch Benutzer aus einem Active-Directory unterstützt.
- Passwortschutz - Legt einen Passwortschutz für das Formular fest. Dieses Passwort muss nur eingegeben werden, wenn der Benutzer nicht an XIMA® FORMCYCLE angemeldet ist.
- Editierschutz - Das Formular kann nur von definierten Benutzern im Designer bearbeitet werden.
- Datenschutz - Ermöglicht das Anonymisieren abgesendeter Formulare. Es werden dann keine nutzerbezogenen Daten des Absenders gespeichert.
Exportieren, Importieren & Kopieren
Exportieren - Bietet die Möglichkeit, das Formular inklusive des Workflows und allen anderen Einstellungen als Datei herunterzuladen. So kann das Formular lokale gespeichert werden, etwa zum Anlegen von Backup oder zu Übertragung an ein anderes XIMA® FORMCYCLE-System.
Importieren - Ermöglicht es, exportierte Formulare wieder zu importieren.
Importieren aus Formular-Store - Über den Formular-Store lassen sich fertige Formulare und der darin hinterlegte Workflow direkt in das eigene XIMA® FORMCYCLE-System installieren. Alternativ ist es möglich, das Formular manuell herunterzuladen und zu importieren.
Kopieren - Beim Kopieren eines Formulars werden alle Einstellungen kopiert und ein neues Formularprojekt erzeugt (Klonen).
Versionen
Für jedes Formular kann es mehrere Versionen beziehungsweise Stände geben. Jede Version kann separat bearbeitet werden und einen eigenen Workflow besitzen. Zudem wird hier festgelegt, welche Version aktuell Online zur Verfügung steht.
iOS & Android App
Offline Datenaufnahme zum Beispiel für:
Service-Techniker, Gutachter, Außendienstmitarbeiter, Messepersonal
Für Tablets und Smartphones - ohne teure Appentwicklung. Die Apps stehen im Apple App Store und im Google Play Store kostenfrei bereit.
Weiterverarbeitung
Workflow
Der Workflow steuert, wie mit abgesendeten Formulardaten weiter verfahren wird.
Es können pro Formular beliebig viele Aktionen, Status, benutzerdefinierte Ereignisse und Verarbeitungsketten angelegt werden. Der Status definiert den jeweiligen Zustand eines Vorgangs (abgesendetes Formular). Nach dem Eintreten eines Ereignisses werden Verarbeitungsketten ausgefürt, in denen Aktionen enthalten sind, welche Formulardaten lesend und schreibend verarbeiten.
Für jeden Status kann festgelegt werden welche Benutzergruppen den Status verändern dürfen.
Eine Zeitgesteuerte Verarbeitung ermöglicht die Verarbeitung von Vorgängen zu definierten Zeitpunkten oder nach Anblauf einer definierbarten Zeitspanne.
Aktionen
Aktionen führen Funktionen aus. Beispiele hierfür sind etwa...
- Versenden von E-Mails
- Bestehende PDF-Formulare oder Word-Dokumente befüllen
- Vorhandene Dateien komprimieren (Zip)
- XML-Export
- Dateien zum Download anbieten
- Formulardaten in externe SQL-Datenbanken schreiben
- Daten per POST-Request an andere Server senden
- Ressourcen im Dateisystem speichern
- Vorgang in Postfächer kopieren bzw. verschieben
Veröffentlichen
Im Bereich „Veröffentlichen“ stehen verschiedene Integrationsmöglichkeiten bereit, mit den das Formular in bestehende Webseiten eingebunden werden kann:
- Direkter Link zum Aufrufen des Formulars
- HTML-Link (HTML-Anchor-Element (<a href="...">)
- QR-Code zum Aufrufen des Formulars
- Code zum Einbetten des Formulars via iFrame / Script / Ajax
- Das Formular eingebettet in eine HTML-Seite
- Einbindung in verschiedene Content-Management-Systeme andere Anbieter (für bestimmte Systeme werden Plugins über die Portale der Hersteller angeboten.)
- Personalisierte Einladung
Double-Opt-In
Das Double-Opt-In ermöglicht die Anforderung einer Einwilligungsbestätigung zur Verarbeitung der Formulardaten. Füllt ein Benutzer ein Formular aus und sendet es ab, erhält er per E-Mail einen Bestätigungslink.
Erst nach Klicken auf diesen Link werden die Formulardaten im System weiterverarbeitet. Bestätigt der Benutzer nicht, so werden die Formulardaten nach einem einstellbaren Zeitraum automatisch wieder gelöscht.
- Absender und Empfänger individuell wählbar
- Texte für Betreff und Inhalt der E-Mail konfigurierbar
- Antwortseiten (Bestätigungs-E-Mail, Ablauf der Bestätigungsfrist) konfigurierbar
- Ablauffrist und Löschzeiten konfigurierbar
Word-/PDF Export
Erzeugt aus einem Formular ein unausgefülltes Word- oder PDF-Dokument. Beim Export in das Word Format, werden auch entsprechende Platzhalter generiert, so dass das Formular im Workflow wieder mit den eingegeben Formulardaten befüllt werden kann und als Druckquittung zur Verfügung steht. Für eine bessere Steuerung des Exportdesigns, können Word-Dokumente als Vorlage verwendet werden.
Personalisierte Einladungen
Mit dieser Funktion werden über eine Datenquelle automatisch Vorgänge angelegt, mit Daten der Datenquelle befüllt und über einen personalisierten Link an die entsprechenden Empfänger versendet. Über den Posteingang hat man zu jedem Zeitpunkt die Übersicht, welcher Vorgang sich aktuell in welchem Bearbeitungsstatus befindet.
Plugins
Plugins
XIMA® FORMCYCLE bietet ein Vielzahl von Einstiegspunkten für die Erweiterung der Standardfunktionalitäten durch Plugins. Basierend auf verschiedenen Plugin-Typen werden diese Plugins zu unterschiedlichen Zeitpunkten ausgeführt und erlauben es, eigene Funktionen beziehungsweise Verarbeitungslogik bereitzustellen.
Hier die wichtigsten, von der XIMA® bereitgestellten Plugins:
PDF-Utils
Das Plugin „PDF-Utils“ stellt mehrere Funktionalitäten bereit:
PDF-A: Erzeugt aus dem übergebenen PDF-Dokument ein PDF-A Dokument.
PDF-Merge: Fügt mehrere PDF-Dokumente zu einem PDF-Dokument zusammen. Dabei ist die Reihenfolge frei wählbar.
PDF-Sign: Signiert ein PDF-Dokument über ein p12- oder pfx-Zertifikat.
PDF-Print
Dieses Plugin bietet die Möglichkeit, ein Formular direkt zu drucken, ohne eine Druckvorlage mit einem anderen Werkzeug zu erstellen beziehungsweise ein entsprechendes Mapping konfigurieren zu müssen.
Das Design des PDF-Dokuments kann über Print-CSS (@media print) angepasst werden.
IMAP/SMTP Mail Proxy
Das Plugin „IMAP/SMTP Mail Proxy“ dient der Bereitstellung von Vorgängen über einen Standard E-Mail-Client mit Unterstützung für IMAP. Hierbei wird für jeden Vorgang eine E-Mail im entsprechenden Postfach-Ordner inklusive der Anhänge abgelegt.
Amazon AWS und Dropbox
Dateien können im Formular hochgeladen oder in der Verarbeitung erstellt werden. Diese beiden Plugins ermöglichen das Speichern solcher Dateien in den Cloud-Speichern „Amazon AWS“ und „Dropbox“.
SharePoint
Dieses Plugin sendet eingegangene Formulardaten an SharePoint und speichert sie in den konfigurierten SharePoint-Listen. Neben den Formulardaten können auch Dateien übertragen werden.
Daten
Dateien
Hier können zusätzliche Dateien und Ressourcen verwaltet werden. Dabei kann es sich etwa um Word- und PDF-Dokumenten handeln, die in der Verarbeitung mit Formulardaten befüllt werden. Zudem stehen Dateien wie Bilder, Schriftarten oder CSS- und JavaScript-Dateien auch im Formular zur Verfügung.
Datentabelle
Die Datentabelle dient dazu, in der Datenbank eine separate Tabelle anzulegen, die nur die Daten der ausgewählten Formularelemente enthält. Auf diese kann dann beispielsweise über eine Datenbankabfrage von einem anderen Formular oder von externen Anwendungen aus zugegriffen werden.
Datenbankverbindungen
Datenbankverbindungen stellen eine Möglichkeit dar, Verbindungsdaten zu verschiedenen Datenbanken zentral zu pflegen. Diese Datenbankverbindungen können dann im System weiter verwendet werden, ohne dass dabei jedes Mal die Verbindungsdaten und der Datenbanktyp erneut konfiguriert werden muss.
Datenbankabfragen
Datenbankabfragen verhalten sich ähnlich wie Datenquellen (XML, CSV, JSON), werden jedoch nicht statisch hinterlegt, sondern dynamisch aus einer Datenbank ausgelesen. Als „Abfragesprache“ wird SQL verwendet. Es muss hierbei auf Unterschiede der einzelnen Datenbanktypen geachtet werden.
Zudem gibt es die Möglichkeit, die Datenbankabfrage auch sofort zu testen.
LDAP-Verbindungen*
Ähnlich zu Datenbankverbindungen handelt es sich bei LDAP-Verbindungen um die Konfiguration des Zugriffs auf die Daten eines Active-Directory oder LDAP-Servers. LDAP-Verbindungen werden für LDAP-Abfragen verwendet.
LDAP-Abfragen*
LDAP-Abfragen sind ähnlich zu Datenbankabfragen. Sie dienen dazu, dynamisch Daten von einem LDAP-Server zu ermitteln. Hierbei steht neben der Filterung über eine LDAP-Query auch die Einschränkung der Rückgabewerte auf festgelegte Attribute zur Verfügung.
Quellen
Bei Datenquellen handelt es sich um statische hinterlegte Daten. Unterstützt werden Daten im Format CSV, JSON und XML. Weiterhin wird auch der Import von Excel-Dokumenten unterstützt.
CSV-Datenquellen können etwa im Designer als Auswahlmöglichkeiten eines Auswahlfelds festgelegt werden. JSON und XML-Datenquellen können etwa im Designer über den ScriptBereich verarbeitet werden.
Templates
Hier verwaltete Dateien stehen global für alle Formulare und Verarbeitungen zur Verfügung. Es gibt dabei die folgenden Arten von Dateien:
- CSS-Templates
- XSL-Transformation Templates
- HTML-Template
- i18n-Variablen
- E-Mail Templates
- CSS- und JavaScript-Dateien
Benutzerverwaltung
Benutzerverwaltung
In der Benutzerverwaltung werden Benutzergruppen, Benutzer und Rollen verwaltet. Je nach Konfiguration und Lizenz können auch Benutzer aus einem LDAP (Active-Directory) verwendet werden.
Neben der internen Benutzerverwaltung besteht die Möglichkeit, Benutzerinformationen (Stammdaten und Authentifizierung) über LDAP (Active-Directory) zu beziehen.
Das Modul „Benutzerverwaltung“ ist in mehrere Untermodule aufgeteilt:
Rollen
Jeder Benutzer besitzt genau eine Rolle und kann mehreren Gruppen angehören.
Über die Rolle werden die Rechte des Benutzers festgelegt. Diese Berechtigungen steuern, auf welche Module und Funktionen der Benutzer Zugriff hat.
Gruppen
Über Benutzergruppen kann der Zugriff auf den Posteingang, der Zugriff auf Formulare und Formularelemente sowie der Zugriff auf die Formularbearbeitung und die Verarbeitung geregelt werden.
Benutzergruppen werden für die Organisation von Benutzern verwendet und dienen der Verwaltung von Zugriffsrechten auf Formulare und Formularelemente sowie auf Postfächer und die Verarbeitung. Ein Benutzer kann, unabhängig von seiner Rolle, mehreren Benutzergruppen angehören.
Benutzer
In diesem Untermodul werden die einzelnen Benutzer angelegt und verwaltet.
Steht das kostenpflichtige LDAP-Modul zur Verfügung, können die Benutzer auch direkt auch dem LDAP importiert beziehungsweise verlinkt werden.
Postfach
Alle eingegangenen Formulardaten werden in einem Postfach abgelegt. Initial steht hierfür das sogenannte zentrale Postfach zur Verfügung.
Für mehr Flexibilität können über die Postfachverwaltung zusätzliche Postfächer angelegt und verwaltet werden. Jedem Postfach werden Benutzergruppen zugeordnet. Nur Benutzer, die einer der zugeordneten Benutzergruppe angehören, sehen im Posteingang das Postfach und die darin enthaltenen Vorgänge.
Neben dem Standardpostfachtyp „Sammelpostfach“ kann für jedes Formular ein individuelles Formularpostfach erstellt werden.
Im Sammelpostfach werden abgesendete Daten verschiedener Formular angezeigt, allerdings nur grundlegende Daten wie Titel und Eingangsdatum.
In Formularpostfach hingegen kann frei festgelegt werden, welche Formularfelder und Informationen angezeigt werden sollen.
LDAP-Gruppen*
Bei LDAP-Gruppen handelt es sich um eine Form der Benutzerverwaltung, bei der die Daten eines LDAP-Servers genutzt werden.
Es kann eine LDAP-Abfrage angegeben werden, die mehrere Benutzer zurückliefert. Hierbei werden im Gegensatz zu LDAP-Benutzern keine einzelnen Benutzer innerhalb von FORMCYCLE angelegt.
Bei der Anmeldung wird geprüft, ob die Anmeldedaten auf einen Benutzer aus einer LDAP-Gruppe zutreffen. Es wird dann ein virtueller, nicht in der Datenbank gespeicherter Benutzer erzeugt. Dieser Nutzer hat dann die in der LDAP-Gruppe eingestellte Rolle und Benutzergruppen.
Zum Einsatz kommt diese Möglichkeit etwa, wenn es sehr viele Benutzer gibt und diese nicht einzeln angelegt werden sollen.
* Nur bei lizenzierten LDAP Modul
System
Mandant
Für jeden Mandanten werden beim Anlegen verschiedene Voreinstellungen getroffen. In diesem Modul können diese angepasst und bei Bedarf erweitert werden.
Das Modul „Mandant“ ist in mehrere Untermodule aufgeteilt.
Mandanteinstellungen
Hier werden grundlegende Einstellungen zu E-Mail-Servern, Anmeldung und weiteren Funktionalitäten getroffen. Wie z.B. die Grundeinstellungen (Name und Alias des Mandaten, Standardsprache, Basis-URL), E-Mail Einstellungen (Verbindungsdaten, Anmeldedaten und Verschlüsselung, E-Mail-Adresse des Absenders), Anmeldeeinstellungen für Benutzer (Systembenutzer, LDAP-Benutzer, LDAP und System (Kombination aus beiden Varianten)
Plugins
Hier können Plugins hochgeladen werden, die nur für einen bestimmten Mandanten zur Verfügung stehen sollen. Plugins erweitern das System um zusätzliche Funktionalitäten.
Frontendserver
Verwaltung der zur Verfügung stehenden Frontendserver. Hier wird festgelegt, welche systemweiten Frontend-Server für diesen Mandanten zur Verfügung stehen. Ein Frontend-Server ermöglicht das Ausliefern und die Entgegennahme von Formularen, die von einem Master-Server bereitgestellt werden. Er hat keine eigene Verwaltungsoberfläche.
Protokoll
Das Protokoll bietet eine übersichtliche und lückenlose Dokumentation ausgeführter Aktivitäten sowie eine Übersicht eventuell aufgetretener Fehler, die während der Verarbeitung aufgetreten sind.
Es gibt zudem auch Filtermöglichkeiten, etwa die Einschränkung auf einem bestimmten Zeitraum oder auf einen bestimmten Vorgang.
Statistik
In der Statistik stehen Informationen zu abgesendeten Daten und zum System übersichtsmäßig bereit.
Für Formulare wird für tages-, wochen-, oder monatsabhängig angezeigt
- wie viele Formular aufgerufen wurden
- wie viele Formular davon abgesendet wurde, und
- wie viele Fehler bei der Formularverarbeitung aufgetreten sind.
