Allgemeine Geschäftsbedingungen der XIMA MEDIA GmbH für die Nutzung und Bereitstellung des Formular-Management-Systems XIMA® FORMCYCLE in einer Private Cloud Umgebung

1) Geltungsbereich

  1. Die XIMA MEDIA GmbH (im Folgenden „XIMA„ genannt), Sudhausweg 9, 01099 Dresden, erbringt ihren Service (SaaS und Storage) ausschließlich auf der Grundlage dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) und der Anlagen, auf die in diesen AGB Bezug genommen wird. Im Falle eines Widerspruchs zwischen AGB und Anlagen gehen die Regelungen der Anlagen vor.
  2. Entgegenstehende und/oder widersprechende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden weist XIMA ausdrücklich zurück. Das gilt auch für den Fall, dass XIMA in Kenntnis der entgegenstehenden oder abweichenden Bedingungen Serviceleistungen vorbehaltlos erbringt.
  3. XIMA bietet ihren Service ausschließlich Unternehmern im Sinne des § 14 BGB an, das heißt, natürlichen oder juristischen Personen oder rechtsfähigen Personengesellschaften, die bei Abschluss des Vertrages in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handeln.
  4. XIMA bietet ihren Service nicht Kunden an, die als Träger fremder Geheimnisse im Sinne des § 203 Strafgesetzbuch (StGB), wie z.B. Ärzte, Rechtsanwälte und/oder Amtsträger tätig sind und entsprechend sensible Daten erheben, verarbeiten und/oder nutzen. Dies ist ausschließlich über eine selbstgehostete FORMCYCLE VERSION möglich.
  5. XIMA bietet ihren Service (SaaS) nicht für eine revisionssichere elektronische Archivierung nach § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) und/oder ordnungsgemäße Buchführung nach §§ 146, 147 Abgabenordnung (AO) an.
  6. XIMA ist berechtigt die vorliegenden AGB zu ändern, sofern ein wichtiger Grund vorliegt, wie z. Bsp. das Bestehen einer Vertragslücke oder eine Änderung der Rechtslage. XIMA wird die beabsichtigte Änderung dem Kunden rechtzeitig mitteilen. Nach Erhalt der Mitteilung hat der Kunde zwei Wochen Zeit, dieser zu widersprechen. Widerspricht der Kunde nicht, gilt dies als Zustimmung zur Änderung (Zustimmungsfiktion). XIMA ist berechtigt die vorliegenden AGB zu ändern, sofern ein wichtiger Grund vorliegt, wie z. Bsp. das Bestehen einer Vertragslücke oder eine Änderung der Rechtslage. XIMA wird die beabsichtigte Änderung dem Kunden rechtzeitig mitteilen. Nach Erhalt der Mitteilung hat der Kunde zwei Wochen Zeit, dieser zu widersprechen. Widerspricht der Kunde nicht, gilt dies als Zustimmung zur Änderung (Zustimmungsfiktion).

2) Leistungs­gegenstand

  1. XIMA stellt dem Kunden für die Dauer des Vertrages die Software „XIMA® FORMCYCLE„ (im Folgenden „Software„) in der jeweils aktuellen Version als Software as a Service (SaaS) auf der Serverhardware eines externen Dienstleisters (im Folgenden „Hosting„, siehe auch Anlage 1) über das Internet entgeltlich zur Verfügung.
  2. Durch die XIMA erfolgt die Wartung und Administration des Gesamtsystems. Die Leistungen umfassen die Aktualisierung des Gesamtsystems (Betriebssystem, JAVA, Anwendungsserver, FORMCYCLE-Software, Datenbank), die Auswertung und das Monitoring aller zum Betrieb notwendigen Komponenten. Es werden täglich Backups des Systems und zweimal täglich Backups der Datenbank erstellt. Diese werden 7 Tage gespeichert.
  3. Die XIMA stellt Benutzerhinweise (Hilfe) über ihre Internetseite zur Verfügung. Sie ist nicht verpflichtet, dem Kunden ein Handbuch in gedruckter Form zu überlassen.
  4. XIMA überlässt dem Kunden Speicherplatz auf einem Server zur Speicherung seiner Daten. Der Kunde kann auf diesem Server Kundendaten bis zu einem Umfang entsprechend des gewählten Servicepakets ablegen (siehe Anlage 1). Sofern der Speicherplatz zur Speicherung der Daten nicht mehr ausreichen sollte, wird XIMA den Kunden darüber informieren. Der Kunde kann entsprechende Kontingente, sofern verfügbar, nachbestellen.

3) Leistungsänderungs­vorbehalt

  1. XIMA ist zu Änderungen, Erweiterungen und/oder Anpassungen Ihres Services berechtigt, sofern dadurch das vertragliche Gleichgewicht zwischen den Parteien nicht erheblich gestört wird, sie nicht zu wesentlichen Änderungen führen und für den Kunden zumutbar sind.
  2. XIMA wird Änderungen nur aus triftigen Gründen durchführen, insbesondere
    1. aufgrund einer notwendigen Anpassung an eine neue Rechtslage oder Rechtsprechung,
    2. aufgrund geänderter technischer Rahmenbedingungen (neue Browser-Versionen oder technische Standards),
    3. zum Schutz der Systemsicherheit (Verhinderung von Missbrauch),
    4. aufgrund einer sinnvollen technischen Weiterentwicklung und damit verbundener Änderungen oder Ablösung von Programmfunktionen,
    5. aufgrund sonstiger gleichwertiger Gründe.
  3. XIMA wird die Kunden mindestens vier Wochen vor Einführung einer Änderung über diese per E-Mail informieren. Der Kunde kann der Leistungsänderung innerhalb von zwei Wochen widersprechen und den Vertrag zum Zeitpunkt der Einführung der Leistungsänderung kündigen.

4) Pflichten des Kunden

  1. Der Kunde ist verpflichtet, erforderliche Angaben richtig und vollständig zu machen und XIMA über Änderungen der Kontaktdaten sowie weiterer für die Vertragsabwicklung erforderlicher Daten unverzüglich zu informieren. Insbesondere stellt der Kunde sicher, dass die angegebene E-Mail-Adresse zutreffend ist, der Empfang von E-Mails technisch gewährleistet wird und nicht durch SPAM-Filter verhindert wird.
  2. Der Kunde verpflichtet sich, seinen Zugang zum Service gegen die unbefugte Nutzung durch Dritte zu schützen, insbesondere wird er das Passwort nicht an unbefugte Dritte weitergeben und/oder vor deren Zugriff schützen. Erlangt der Kunde Kenntnis darüber, dass ein unbefugter Dritter Kenntnis vom Passwort erlangt hat, wird er XIMA unverzüglich darüber informieren.
  3. Der Kunde haftet für Schäden, die durch eine unbefugte oder befugte Nutzung des Services entstehen, soweit er dies zu vertreten hat.
  4. Der Kunde verpflichtet sich, den von XIMA zur Verfügung gestellten Service nicht für Handlungen zu verwenden, die gegen Gesetze, die guten Sitten oder Rechte Dritter verstoßen. Insbesondere verpflichtet er sich:
    1. keine sitten- oder rechtswidrigen Inhalte zu speichern oder solche mittels XIMA FORMCYCLE zu verbreiten;
    2. die geltenden Jugendschutzvorschriften zu beachten;
    3. keine urheberrechtlich geschützten Werke zu speichern und/oder zu verbreiten oder auf sonstige Weise zu verwerten, ohne dazu berechtigt zu sein;
    4. keine Änderungen auszuführen, die zu einer Beeinträchtigung oder Veränderung der Software führen können,
    5. keinen Versuch zu unternehmen, unberechtigt Zugriff auf Daten Dritter zu nehmen.
  5. Verstößt der Kunde gegen vorgenannte Unterlassungsverpflichtungen, ist XIMA berechtigt, den Zugang zum Service unverzüglich vorübergehend zu sperren (Ziff. 7) und/oder den Vertrag fristlos zu kündigen (Ziff. 5.4).

5) Vertragsschluss, -dauer und -beendigung

  1. Der Vertrag wird über die Beauftragung eines durch die XIMA erstellten Angebots mit Bezug auf die Private Cloud geschlossen.
  2. Die Mindestvertragslaufzeit beträgt 1 Jahr (12 Monate).
  3. Nach der Mindestvertragslaufzeit verlängert sich der Vertrag jeweils um ein weiteres Jahr (12 Monate), wenn er nicht drei Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit durch eine der beiden Vertragsparteien gekündigt wird.
  4. Jede Partei hat das Recht, den Vertrag außerordentlich, das heißt aus wichtigem Grund und sofern erforderlich, nach erfolgloser Abmahnung zu kündigen. Für XIMA liegt ein wichtiger Grund insbesondere vor:
    1. bei schweren Verstößen gegen diese Geschäftsbedingungen, insbesondere bei Verstößen gegen die Pflichten des Kunden gemäß Ziff. 7;
    2. bei Zahlungsverzug des Kunden mit einem Betrag, der der Grundgebühr für zwei Monate entspricht (Ziff. 6)
    3. wegen eines Verstoßes gegen Pflichten des Kunden gemäß Ziff. 10.
  5. Die Kündigung der FORMCYCLE Private Cloud hat schriftlich zu erfolgen. Kunden richten eine Kündigung an die folgende Adresse: XIMA MEDIA GmbH, Sudhausweg 9, 01099 Dresden.
  6. Bei Vertragsbeendigung kann der Kunde die Daten, die er im Rahmen der Nutzung des Services auf dem Server gespeichert hat (Kundendaten) über verschiedene Funktionen der Software exportieren. Eine Herausgabe der Daten auf einem Datenträger ist nicht geschuldet. Im Übrigen löscht XIMA Kundendaten nach einem Zeitraum von vier Wochen nach Vertragsbeendigung.

6) Nutzungsentgelt und Zahlung

  1. Die Nutzung der FORMCYCLE Private Cloud ist in verschiedenem Umfang, sog. Servicepaketen, möglich. Zu den Servicepaketen können Erweiterungen und optionale Serviceeinheiten hinzugebucht werden. Das jeweilige Nutzungsentgelt für das ausgewählte Servicepaket, Erweiterungen und optionale Serviceeinheiten ergeben sich aus dem Angebot und der Anlage 1.
  2. Die nutzungsunabhängigen Grundgebühren und Pauschalen für optionale Serviceeinheiten sind jeweils für die Mindestvertragslaufzeit im Voraus fällig. Entgelte in Form von Einmalzahlungen für optionale Serviceeinheiten sind mit deren Bestellung fällig.
  3. Rechnungen werden ausschließlich per Mail versandt. Der Kunde kommt 30 Tage nach Erhalt einer Rechnung auch ohne Mahnung in Verzug, sofern er seiner Zahlungsverpflichtung nicht nachkommt. XIMA ist berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von 9 %-Punkten über dem Basiszinssatz zu verlangen.
  4. Ist ein Kunde mit der Zahlung eines Betrages, der der Grundgebühr für zwei Monate entspricht, im Verzug, ist XIMA berechtigt, den Zugang zum Service bis zum Ende des Zahlungsverzugs zu sperren oder gem. Ziff. 8.3 außerordentlich zu kündigen. Die vor¬übergehende Sperrung berührt nicht die Zahlungsverpflichtung des Kunden aus diesem Vertrag.
  5. XIMA bietet die Zahlung auf Rechnung per Überweisung an.
  6. XIMA ist berechtigt einmal pro Jahr zu überprüfen, ob das Nutzungsentgelt noch im angemessenen und äquivalenten Verhältnis zum Leistungsumfang der Servicepakete steht, insbesondere unter Berücksichtigung von gem. Ziff. 3 erfolgten Leistungsanpassungen. Bei einer Änderung setzt sie den zusätzlichen oder den weniger zu zahlenden Betrag nach billigem Ermessen (§ 315 BGB) fest. XIMA informiert den Kunden einen Monat vor Umsetzung der beabsichtigten Anpassung über den Umfang der Anpassung. Erhöht sich das Nutzungsentgelt um mehr als 8 % bezogen auf ein Jahr, steht dem Kunden binnen eines Monats ab Versand der Änderungsmitteilung ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Inkrafttretens zu.

7) Vorübergehende Sperrung

  1. XIMA ist berechtigt, die Anbindung der Kundendaten des Kunden an das Internet zu unterbrechen (Sperrung), falls ein hinreichender Verdacht auf rechtswidrige Inhalte vorliegt, insbesondere durch Abmahnung des vermeintlich Verletzten, sofern diese nicht offensichtlich unbegründet ist, oder aufgrund Ermittlungen staatlicher Behörden
  2. Die Sperrung ist, soweit möglich, auf die vermeintlichen rechtswidrigen Inhalte zu beschränken. Der Kunde wird über die Sperrung unter Angabe der Gründe unverzüglich benachrichtigt und aufgefordert, die vermeintlichen rechtswidrigen Inhalte zu entfernen oder die Rechtmäßigkeit der Inhalte darzulegen und zu beweisen. Die Sperrung wird aufgehoben, sobald der Verdacht entkräftet ist.
  3. Das Recht zur Sperrung gemäß Ziff. 6.4. bleibt von der vorstehenden Regelung unberührt.

8) Gewährleistung

  1. Der Kunde ist verpflichtet, XIMA unverzüglich Mängel des Services zu melden. Mängelanzeigen sind per Mail an den Kontakt zu richten. Der Kunde unterstützt XIMA bei der Mängelbeseitigung im zumutbaren Maße, insbesondere wird er den Mangel detailliert beschreiben und Maßnahmen der Datensicherung treffen.
  2. XIMA gewährleistet, dass der Service unter normalen Betriebsbedingungen und fachgemäßer Wartung der genutzten Rechnerumgebung im Wesentlichen den in der Preis- und Leistungsübersicht beschriebenen Funktionalitäten entspricht. Geringfügige Abweichungen von der Preis- und Leistungsübersicht begründen keine Gewährleistungsansprüche.
  3. Ein Mangel liegt vor, wenn die Software die hier angegebenen Funktionen nicht erfüllt, fehlerhafte Ergebnisse liefert oder in anderer Weise nicht funktionsgerecht arbeitet, so dass die Nutzung der Software unmöglich oder eingeschränkt ist. XIMA weist den Kunden darauf hin, dass es nach aktuellem Stand der Technik nicht möglich ist, Soft- und/ oder Hardware zur Verfügung zu stellen, die zu 100 % fehlerfrei ist oder gegen jedweden Zugriffe Dritter gesichert ist. Dementsprechend gewährleistet XIMA nicht den 100% fehlerfreien Ablauf und Verfügbarkeit.
  4. XIMA behebt den Mangel in einem angemessenen Zeitraum. XIMA kann einen Mangel auch dadurch beheben, dass sie dem Kunden zumutbare Wege darlegt, wie der Mangel zu vermeiden ist.
  5. Bei einem Totalausfall des Systems gewährleistet die XIMA eine Wiederherstellung in unter 3 Stunden innerhalb der Servicezeiten.
  6. XIMA gewährleistet nicht, dass der bereitgestellte Service den betrieblichen Anforderungen des Kunden entspricht und/oder für dessen Anwendungen geeignet ist.
  7. Der verschuldensunabhängige Schadensersatzanspruch gem. § 536 a BGB wird ausgeschlossen.

9) Haftung

  1. Für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Pflichtverletzung von XIMA oder einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Pflichtverletzung eines gesetzlichen Vertreters oder Erfüllungsgehilfen von XIMA beruhen, haftet XIMA unbeschränkt.
  2. Bei den übrigen Haftungsansprüchen haftet XIMA unbeschränkt nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit auch seiner gesetzlichen Vertreter und leitenden Angestellten. Für das Verschulden sonstiger Erfüllungsgehilfen haftet XIMA nur im Umfang der Haftung für leichte Fahrlässigkeit nach Abschnitt 9.3 dieser Haftungsklausel.
  3. Für leichte Fahrlässigkeit haftet XIMA nur, sofern eine Pflicht verletzt wird, deren Einhaltung für die Erreichung des Vertragszwecks von besonderer Bedeutung ist (Kardinalpflicht). Bei Verletzung einer Kardinalpflicht ist die Haftung summenmäßig beschränkt auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vernünftigerweise vorhersehbaren Schaden
  4. Die Haftung für Datenverlust und damit in Verbindung stehender Schäden wird auf den typischen Wiederherstellungsaufwand beschränkt, der bei regelmäßiger und gefahrentsprechender Datensicherung eingetreten wäre.
  5. Die vorstehenden Regelungen gelten auch zugunsten der Mitarbeiter von XIMA.
  6. Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt (§ 14 ProdHG).
  7. Alle Ansprüche auf Schadensersatz und Ersatz vergeblicher Aufwendungen bei vertraglicher und außervertraglicher Haftung von XIMA verjähren innerhalb eines Jahres. Die Verjährungsfrist bestimmt sich nach § 199 Abs. 1 BGB. Die Verkürzung der Verjährung greift nicht für die Haftung bei Vorsatz und/oder grober Fahrlässigkeit, Personenschäden und/oder nach dem Produkthaftungsgesetz.
  8. Sofern § 44a TKG Anwendung findet, bleibt diese Haftungsregelung unberührt.

10) Auftragsdaten­verarbeitung

  1. Der Kunde ist Alleinberechtigter an den im Rahmen des Services vom Kunden erhobenen, verarbeiteten oder genutzten Daten (Kundendaten).
  2. Soweit es sich bei den Kundendaten um personenbezogene Daten handelt, agiert XIMA als Auftragsdatenverarbeiter gemäß § 11 Bundesdatenschutzgesetzt (BDSG), d.h. sie ist verpflichtet, die Daten nur im Rahmen der Weisungen des Kunden zu erheben, zu verarbeiten und zu nutzen.
  3. Ein entsprechender Auftragsdatenverarbeitungsvertrag kann vom Kunden angefordert werden. Dieser ist vom Kunden unterschrieben in zweifacher Ausführung an folgende Adresse zurückzusenden: XIMA MEDIA GmbH, Sudhausweg 9, 01099 Dresden. XIMA weist den Kunden ausdrücklich darauf hin, dass das Schriftform¬erfordernis des § 11 Abs. 2 BDSG nur erfüllt ist, sofern der Auftragsdatenverarbeitungsvertrag von den Vertragsparteien unterschrieben wird. Ein Mangel des Schriftformerfordernisses ist eine Ordnungswidrigkeit im Sinne des § 43 Abs. 1 Nr. 2 b BDSG, die mit einer Geldbuße von bis zu 50.000 Euro gegenüber dem Kunden geahndet werden kann.

11) Urheberrecht und Freistellung

  1. Die in XIMA FORMCYCLE veröffentlichten Texte, Bilder, Fotos, Software, etc. sind urheberrechtlich geschützte Werke. Der Kunde darf diese nur im Rahmen des Vertragszwecks sowie in den Grenzen des Urheberrechtsgesetzes (Schranken) verwenden.
  2. Der Kunde stellt XIMA im Innenverhältnis von allen Ansprüchen Dritter frei, die auf rechtswidrigen Handlungen des Kunden oder dessen Erfüllungsgehilfen und/oder auf fehlerhaften oder rechtwidrig zur Verfügung gestellten Informationen beruhen. Von der Freistellung umfasst sind auch die zur Rechtsverteidigung erforderlichen Kosten.

12) Schlussbestimmungen

  1. Auf den vorliegenden Vertrag findet das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG) Anwendung. Die Vertragssprache ist deutsch.
  2. Für Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist ausschließlicher Gerichtsstand der Hauptsitz von XIMA, sofern der Kunde ein Kaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.
  3. XIMA kann Informationen und rechtverbindliche Erklärungen dem Kunden auf elektronischem Weg, insbesondere über das im Kundenbereich angebundene Kundeninformationssystem oder per E-Mail, zustellen. Die Regelungen gem. Ziff. 5.4 (Kündigungserklärung) und Ziff. 10.3 bleiben davon unberührt.
  4. Anlagen, auf die in diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen Bezug genommen wird, sind Vertragsbestandteil.
  5. Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, so wird die Wirksamkeit des Vertrages im Übrigen hierdurch nicht berührt. Die unwirksame, nichtige oder anfechtbare Bestimmung ist so umzudeuten oder durch Vertragsänderung zu ändern bzw. zu ergänzen, dass der damit verfolgte Zweck im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen soweit wie möglich erreicht wird. Dasselbe gilt bei Vorhandensein von Lücken.